Zu den Einstellungen kommen Sie mit einem Klick auf Ihr Profilbild oben rechts, dann auf Einstellungen, wählen Sie anschließend den Reiter Anrufe (1).
Sie können entscheiden, Anrufe direkt weiterzuleiten (2). Außerdem kann definiert werden, dass auch andere Ihren Anruf angezeigt bekommen (3). Hier können sowohl einzelne Personen aus Ihrer Organisation, eine Office365 Gruppe oder auch eine Telefonnummer angegeben werden.
(4) definiert, wie mit unbeantworteten Anrufen umgegangen werden soll. Hier können Sie ebenfalls eine Person, Gruppe oder auch externe Telefonnummer angeben. Außerdem ist es möglich, die Voicemail auszuwählen, diese lässt sich wie folgt konfigurieren (5).
Sie können entweder eine Begrüßung aufzeichnen (1), einen Text eingeben (3) oder nichts konfigurieren, dann wird eine Standard-Ansage abgespielt.
Die Anrufbeantwortungsregeln definieren, welche Optionen dem Anrufenden gegeben werden, hier können Sie folgende Optionen wählen.
Wenn Sie die Weiterleitung einrichten oder das Aufzeichnen und Weiterleiten gestatten, können Sie im nächsten Schritt die Person eintragen, an die Weitergeleitet werden soll auswählen. Alternativ kann auch eine Nummer oder eine Gruppe angegeben werden.
Es ist außerdem möglich, eine Ansage zu formulieren, die dann vorgelesen wird. Konfigurieren Sie zunächst die Sprache der Ansage und geben Sie dann die Nachricht ein, die abgespielt werden soll.
Die Abwesenheitsansage kann ebenfalls auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden, Sie haben die Möglichkeit zu definieren, dass Ihre Termine im Outlook beachtet werden.
Hierbei ist aber zu beachten, auch Die Kolleginnen und Kollegen einzuweisen. Viele erstellen Termine für Urlaub und Abwesenheit und senden diese an ihre Kollegen, stellen dabei aber nicht den Status auf "frei". Dies hat zur Folge, dass die Empfänger als beschäftigt angezeigt werden und damit auch keine Anrufe durchgestellt würden.